Hallat ry

Etusivu » Hallat ry » Hallitus » Ministereiden tehtävät

Ministereiden tehtävät

Ministereiden tehtävät vuonna 2017 ovat seuraavanlaiset:

Pääministeri (puheenjohtaja)
Pääministeri johtaa kokouksia, valmistelee niiden esityslistat ja huolehtii siitä, että ainejärjestö toimii, kuten asiaan kuuluu. Pääministeri tietää, kuka mitäkin ainejärjestön asiaa hoitaa ja yrittää huolehtia siitä, että kaikki tulee tehdyksi.

Hallojen pääministerinä hän hoitaa suhteita oppiaineisiin, ylioppilaskuntaan ja muihin ainejärjestöihin. Pääministerin tehtäviin kuuluu ainejärjestön ulkoisten suhteiden hoito ja järjestön toiminnan kehittäminen. Hän on vastuussa toiminnan jatkuvuudesta ja ylläpitämisestä.

Pääministeri valvoo, että hallitus toteuttaa ainejärjestön yleiskokouksen päättämää aatteelista ja tavoitteellista tarkoitusta. Käytännössä hän pitää ohjia käsissään ja delegoi tehtäviä muille hallituksen jäsenille.

Lakisääteisinä tehtävinä hän hoitaa sääntömuutokset sekä nimenkirjoittajien muutokset yhdistysrekisteriin. Pääministeri tukee muita hallituslaisia heidän tehtävissään ja huolehtii kokouskutsujen lähettämisestä ja esityslistojen laatimisesta. Pääministeri huolehtii myös yhdistyksen toiminnan laillisuudesta ja päätöksien toimeenpanemisesta.

Hän on myös yksi ainejärjestön kahdesta nimenkirjoittajasta, eli hän voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja Hallojen nimissä.

Pääministerin tehtävinä on:

  • vastata koulutuspoliittisista asioista
  • vastata hallituksen työskentelystä ja työtavoista.
  • vastata toimintasuunnitelman, talousarvion ja muiden suunnitelmien toteutumisesta.
  • vastata ainejärjestön kehitystyöstä ja toiminnan nousujohteisuudesta.
  • olla yhteydessä oman toimenkuvansa puitteissa Tamyyn, JKY:n, yksikön muihin ainejärjestöihin, laitoksen ja yksikön henkilökuntaan, yliopiston muihin laitoksiin, yksiköihin ja ainejärjestöihin
  • hallituksen kokousten koollekutsuminen ja niiden johtaminen
  • syys- ja kevätkokousten koollekutsuminen
  • kokousten esityslistojen laadinta
  • yhteydenpito JKK:n ja opiskelijoiden välillä
  • APN tapaamisiin osallistuminen (Ainejärjestöjen Puheenjohtajien Neuvosto)
  • hyvien suhteiden ylläpito muihin ainejärjestöihin
  • vastata yhteydenpidosta ammattiyhdistyksiin
  • opiskelijoiden aktivointi ja heidän hyvinvointinsa eteen taisteleminen
  • toiminta-avustushakemuksen laatiminen Tamyn ohjeiden mukaisesti yhdessä muiden hallituksen jäsenten kanssa.
  • toimintakyselyyn vastaaminen
  • toimintakalenterin täyttäminen
  • toimintasuunnitelman laatiminen
  • toimintakertomuksen laatiminen
  • vastata virallisten kannanottojen ja lausuntojen sisällöistä.

 

Varapääministeri (varapuheenjohtaja)
Varapääministerinn pääasiallinen tehtävä on yksinkertaisesti sijaistaa pääministeriä, kun tämä itse ei väliaikaisesti kykene hoitamaan velvollisuuksiaan. Yleensä pääministerin eli puheenjohtajan saappaisiin tarvitsee astua vain hallituksen kokouksissa, joten kokoustekniikka on hyvä tuntea.

Varapääministeri voi myös olla puheenjohtajan tukena ainejärjestötoiminnan luotsaamisessa ja osallistua esimerkiksi Tamyn järjestämiin puheenjohtajatapaamisiin. Varapääministerin tulee olla aktiviinen ja hyvin perillä ainejärjestön tapahtumista voidakseen suorittaa tuuraustehtävänsä mallikkaasti tilanteen niin vaatiessa.

Varapääministeri on myös yksi ainejärjestön kahdesta nimenkirjoittajasta, eli hän voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja Hallojen nimissä.

 

Pääsihteeri
Pääsihteerin tehtävänä on vastata erilaisista hallituksen kokouksien järjestämiseen liittyvistä toimista, kuten kokoustilan varaamisesta, kokouskutsun lähettämisestä sekä esityslistan laatimisesta. Hän kirjoittaa kokouksista pöytäkirjat sekä huolehtii niihin puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan allekirjoituksen. Hän toimittaa pöytäkirjat luettavaksi muulle hallitukselle sekä yleisesti nähtäväksi.

Lisäksi pääsihteerin tehtävänä on hoitaa erilaisia ainejärjestön toimintaan liittyviä käytännön tehtäviä sekä ainejärjestön ilmoitustauluja (3 kpl). Vuonna 2017 pääsihteerin tehtävät ovat viestintäministerin vastuulla.

 

Rekrytointi-, kopo- ja vapaa-aikaministeri
Rekrytointi-, kopo ja vapaa-aikaministerin tehtävinä on:

  • vastata uusien jäsenten rekrytoinnista ja innostamisesta mukaan Hallojen toimintaan
  • vastata ainejärjestön koulutuspoliittisesta toiminnasta yhdessä puheenjohtajiston kanssa sekä maisterivaiheen opiskelijoiden tuutoritoiminnasta.
  • hallojen liikuntatoiminnasta vastaaminen
  • hallojen toimiston toiminnasta vastaaminen (toimistoisännän tehtävät kuten mm. toimistovuorojen järjestäminen ja sopiminen)
  • toimiston yleisjärjestelyt, kahvin, maidon, teen yms. hoitaminen toimistolle edullisesti niin, että ne riittävät
  • toimiston teemapäivien järjestäminen
  • toimiston järjestyksestä huolehtiminen
  • toimiston avainhallinto
  • toimiston sisustus ja somistus

 

Suhdeasiainministeri
Suhdeasiainministerin tehtävinä on:

  • vastata yhteydenpidosta ainejärjestön yliopiston ulkopuolisten sidosryhmien, kuten yritysten ja alan liittojen, kanssa.
  • etsiä ja hankkia yhteistyökumppaneita ja koordinoida toimintaa näiden kanssa.
  • pitää yllä suhteita eri sidosryhmiin ympäri vuoden.
  • yhdessa hallituksen kanssa ideoida ja toteuttaa erilaisia projekteja yhteistyökumppaneiden kanssa.
  • vastaa ainejärjestön ympäristöasioista

 

Tapahtumaministeri
Tapahtumaministerin tehtävänä on suunnitella ja järjestää tapahtumia, sekä delegoida niihin liittyviä tehtäviä. Ministerin kautta monet hallat voivat luoda
uusia tapahtumia tai pääsevät toteuttamaan niitä perinteikkäitä. Ministerin tehtävänä on huolehtia, että kaikki etenee suunnitellusti ja tapahtuman järjestelyissä mukana olevat tietävät tehtävänsä.

Tapahtumaministerin tehtävinä on

  • järjestää ainejärjestön jäsenille tarkoitettuja julkishallinnon vierailuja sekä koti- ja ulkomaan excursioita.
  • hoitaa yhteydenpidon vierailtaviin kohteisiin
  • huolehtia matkojen, kuljetuksien ja majoituksen varaamisesta.
  • vastata erilaisten bileiden ja muiden tapahtumien tiedottamisesta.
  • pitää yhteyttä ja kokoustaa aktiivisesti yhteistyöainejärjestön tapahtumavastaavien kanssa ja ideoi uusia tapahtumia.
  • vastata eri tapahtumien käytännön järjestelyistä (mm. ruuan tilaaminen, koristelut, paikkavaraukset, ilmoittautumiset, markkinointi).
  • vastaa sponsoreiden hankkimisesta mm. excursioihin ja yhteydenpidosta sponsoreihin.
  • toimia tapahtumien osalta yhteyshenkilönä sekä omalle ainejärjestölle että ulkopuolisille yhteydenotoille.

 

Talousministeri
Talousministeri pitää hallituksen tietoisena taloudesta ja mahdollisuuksista ja rajoitteista rahan puitteissa. Vastaa talouden kehittämisestä, kilpailutuksesta, rahaliikenteen, tilien organisoinnista ja jäsenrekisterin ylläpidosta. Vastaa yhdessä hallituksen kanssa tilinpäätöksen toteuttamisesta ja toiminnantarkastajien informoinnista tilinpäätökseen liittyen. Talousministerin tehtävänä on myös hallinnoida ainejärjestön toimintaan liittyviä sopimuksia.

Talousministerin tehtävänä on vastata ainejärjestön taloudesta seuraavilta osin:

  • tilit
  • maksukortit
  • kirjanpito ts. kuittien ja tositteiden säilyttäminen
  • saatavien perintä
  • pankkiyhteydet
  • laskujen maksaminen
  • laskutus
  • talousarvion seuranta: kuukausiraporttien laatiminen ja toimittaminen hallitukselle
  • jäsenmaksujen keruu
  • tilikauden päättyessä tekee tilinpäätöksen ja toimittaa sen tarkastettavaksi toiminnantarkastajalle.

 

Viestintäministeri
Viestintäministerin tehtävänä on vastata viestinnästä. Hän vastaa ainejärjestön viestinnän kehittämisestä apunaan muu hallitus. Vuonna 2017 viestintäministerin vastuulla ovat myös pääsihteerin tehtävät.

Viestintäministerin tehtävänä on:

  • vastata eri foorumeiden (FB, kotisivut http://www.hallat.fi, Twitter, Instagram) päivittämisestä ja pitää ne mielenkiintoisina
  • vastata sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta.
  • vastata www-sivujen sisällöstä ja kehittämisestä yhdessä webmasterin kanssa.
  • vastata ainejärjestön viestintäjärjestelmän käytöstä ja valvonnasta (esim. sähköpostilistat, Facebook-sivu).
  • toimia osaltaan yhteyshenkilönä sisäisille ja ulkoisille yhteydenotoille.
  • huolehtia tiedon ja viestintämateriaalien saatavuudesta.
  • sähköpostilistan ylläpito (uusien jäsenten lisääminen, vaihtuvien osoitteiden muokkaaminen sekä vanhojen poistaminen)
  • AJ-tiedotus-listalta tulevien tiedotteiden analysointi ja harkinnanvarainen Hallojen postiuslistalle postittaminen
  • Hallituksen toiminnasta tiedottaminen sekä informaation eteenpäin lähetys
  • Ainejärjestön verkkosivujen ylläpito
  • Ainejärjestölehti Hallanvaaran toimittaminen

 


Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s