Hallituksen tehtävät

Hallituksen jäsenten tehtävät vuonna 2022 ovat seuraavanlaiset:

Puheenjohtaja
Puheenjohtaja johtaa kokouksia, valmistelee niiden esityslistat ja huolehtii siitä, että ainejärjestö toimii, kuten asiaan kuuluu. Puheenjohtaja tietää, kuka mitäkin ainejärjestön asiaa hoitaa ja yrittää huolehtia siitä, että kaikki tulee tehdyksi.

Hallojen puheenjohtajana hän hoitaa suhteita oppiaineisiin, ylioppilaskuntaan ja muihin ainejärjestöihin. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu ainejärjestön ulkoisten suhteiden hoito ja järjestön toiminnan kehittäminen. Hän on vastuussa toiminnan jatkuvuudesta ja ylläpitämisestä.

Puheenjohtaja valvoo, että hallitus toteuttaa ainejärjestön yleiskokouksen päättämää aatteelista ja tavoitteellista tarkoitusta. Käytännössä hän pitää ohjia käsissään ja delegoi tehtäviä muille hallituksen jäsenille.

Lakisääteisinä tehtävinä hän hoitaa sääntömuutokset sekä nimenkirjoittajien muutokset yhdistysrekisteriin. Puheenjohtaja tukee muita hallituslaisia heidän tehtävissään ja huolehtii kokouskutsujen lähettämisestä ja esityslistojen laatimisesta. Puheenjohtaja huolehtii myös yhdistyksen toiminnan laillisuudesta ja päätöksien toimeenpanemisesta.

Hän on myös yksi ainejärjestön kahdesta nimenkirjoittajasta, eli hän voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja Hallojen nimissä.

Puheenjohtajan tehtävänä on:

• vastata koulutuspoliittisista asioista
• vastata hallituksen työskentelystä ja työtavoista
• vastata toimintasuunnitelman, talousarvion ja muiden suunnitelmien toteutumisesta
• vastata ainejärjestön kehitystyöstä ja toiminnan nousujohteisuudesta
• olla yhteydessä oman toimenkuvansa puitteissa Tampereen ylioppilaskuntaan, Johto ry:seen, yksikön muihin ainejärjestöihin, laitoksen ja yksikön henkilökuntaan, yliopiston muihin laitoksiin, yksiköihin ja ainejärjestöihin
• hallituksen kokousten koollekutsuminen ja niiden johtaminen
• syys- ja kevätkokousten koollekutsuminen
• kokousten esityslistojen laadinta
• yhteydenpito johtamisen ja talouden tiedekunnan sekä opiskelijoiden välillä
• hyvien suhteiden ylläpito muihin ainejärjestöihin
• vastata yhteydenpidosta ammattiyhdistyksiin
• opiskelijoiden aktivointi ja heidän hyvinvointinsa eteen taisteleminen
• toiminta-avustushakemuksen laatiminen Treyn ohjeiden mukaisesti yhdessä muiden hallituksen jäsenten kanssa
• toimintakyselyyn vastaaminen
• toimintakalenterin täyttäminen
• toimintasuunnitelman laatiminen
• toimintakertomuksen laatiminen
• vastata virallisten kannanottojen ja lausuntojen sisällöistä
• maisterituutorointi

Varapuheenjohtaja
Varapuheenjohtajan pääasiallinen tehtävä on yksinkertaisesti sijaistaa puheenjohtajaa, kun tämä itse ei väliaikaisesti kykene hoitamaan velvollisuuksiaan. Yleensä puheenjohtajan saappaisiin tarvitsee astua vain hallituksen kokouksissa, joten kokoustekniikka on hyvä tuntea.

Varapuheenjohtaja voi myös olla puheenjohtajan tukena ainejärjestötoiminnan luotsaamisessa ja osallistua esimerkiksi Treyn järjestämiin puheenjohtajatapaamisiin. Varapuheenjohtajan tulee olla aktiviinen ja hyvin perillä ainejärjestön tapahtumista voidakseen suorittaa tuuraustehtävänsä mallikkaasti tilanteen niin vaatiessa.

Varapuheenjohtaja on myös yksi ainejärjestön kahdesta nimenkirjoittajasta, eli hän voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja Hallojen nimissä.

Sihteeri
Sihteerin tehtävänä on vastata erilaisista hallituksen kokouksien järjestämiseen liittyvistä toimista, kuten kokoustilan varaamisesta, kokouskutsun lähettämisestä sekä esityslistan laatimisesta. Hän kirjoittaa kokouksista pöytäkirjat sekä huolehtii niihin puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan allekirjoituksen. Hän toimittaa pöytäkirjat luettavaksi muulle hallitukselle sekä yleisesti nähtäväksi.

Lisäksi sihteerin tehtävänä on hoitaa erilaisia ainejärjestön toimintaan liittyviä käytännön tehtäviä sekä ainejärjestön ilmoitustauluja (3 kpl).

Työelämä- ja kopo

Työelämä- ja kopovastaavan tehtävänä on:

• vastata ainejärjestön koulutuspoliittisesta toiminnasta yhdessä puheenjohtajiston kanssa
• työelämän ekskursioiden järjestäminen
• hoitaa yhteydenpidon vierailtaviin kohteisiin
• vastata yhteydenpidosta ainejärjestön yliopiston ulkopuolisten sidosryhmien, kuten yritysten ja alan liittojen, kanssa
• etsiä ja hankkia yhteistyökumppaneita ja koordinoida toimintaa näiden kanssa
• pitää yllä suhteita eri sidosryhmiin ympäri vuoden
• yhdessa hallituksen kanssa ideoida ja toteuttaa erilaisia projekteja yhteistyökumppaneiden kanssa
• vastaa ainejärjestön ympäristöasioista

Tapahtumavastaava
Tapahtumavastaavan tehtävänä on suunnitella ja järjestää tapahtumia, sekä delegoida niihin liittyviä tehtäviä. Vastaavan kautta monet hallat voivat luoda uusia tapahtumia tai pääsevät toteuttamaan niitä perinteikkäitä. Vastaavan tehtävänä on huolehtia, että kaikki etenee suunnitellusti ja tapahtuman järjestelyissä mukana olevat tietävät tehtävänsä.

Tapahtumavastaavan tehtävänä on:

• erilaisten tapahtumien järjestäminen
• huolehtia matkojen, kuljetusten ja majoitusten varaamisesta
• vastata erilaisten bileiden ja muiden tapahtumien tiedottamisesta
• pitää yhteyttä ja kokoustaa aktiivisesti yhteistyöainejärjestön tapahtumavastaavien kanssa ja ideoida uusia tapahtumia
• vastata eri tapahtumien käytännön järjestelyistä (mm. ruuan tilaaminen, koristelut, paikkavaraukset, ilmoittautumiset, markkinointi)
• vastaa sponsoreiden hankkimisesta mm. excursioihin ja yhteydenpidosta sponsoreihin
• toimia tapahtumien osalta yhteyshenkilönä sekä omalle ainejärjestölle että ulkopuolisille yhteydenotoille

Talousvastaava
Talousvastaava pitää hallituksen tietoisena taloudesta ja mahdollisuuksista ja rajoitteista rahan puitteissa. Vastaa talouden kehittämisestä, kilpailutuksesta, rahaliikenteen, tilien organisoinnista ja jäsenrekisterin ylläpidosta. Vastaa yhdessä hallituksen kanssa tilinpäätöksen toteuttamisesta ja toiminnantarkastajien informoinnista tilinpäätökseen liittyen. Talousvastaavan tehtävänä on myös hallinnoida ainejärjestön toimintaan liittyviä sopimuksia.

Talousvastaavan tehtävänä on vastata ainejärjestön taloudesta seuraavilta osin:

• tilit
• maksukortit
• kirjanpito ts. kuittien ja tositteiden säilyttäminen
• saatavien perintä
• pankkiyhteydet
• laskujen maksaminen
• laskutus
• talousarvion seuranta: kuukausiraporttien laatiminen ja toimittaminen hallitukselle
• jäsenmaksujen keruu
• tilikauden päättyessä tekee tilinpäätöksen ja toimittaa sen tarkastettavaksi toiminnantarkastajalle.

Viestintävastaava

Viestintävastaavan tehtävänä on vastata viestinnästä. Hän vastaa ainejärjestön viestinnän kehittämisestä apunaan muu hallitus.

Viestintävastaavan tehtävänä on:

• vastata eri kanavien (FB, kotisivut, Twitter, Instagram) päivittämisestä ja pitää ne mielenkiintoisina
• vastata sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta
• vastata www-sivujen sisällöistä ja kehittämisestä yhdessä webmasterin kanssa
• vastata ainejärjestön viestintäjärjestelmän käytöstä ja valvonnasta (esim. sähköpostilistat, Facebook-sivu)
• toimia osaltaan yhteyshenkilönä sisäisille ja ulkoisille yhteydenotoille
• huolehtia tiedon ja viestintämateriaalien saatavuudesta
• sähköpostilistan ylläpito
• AJ-tiedotus-listalta tulevien tiedotteiden analysointi ja harkinnanvarainen Hallojen postituslistalle postittaminen